Um Ihre Schriftstücke aufzubewahren, entscheiden Sie sich für Ihr individuelles Sortier-System. Unterteilen Sie die Dokumente abhängig von den Themenbereichen und schaffen Sie sich separate Ordner für diese an. Einige Schreiben sortieren Sie nach ihrer Relevanz. Andere – beispielsweise Steuerunterlagen – ordnen Sie nach Jahren. Bei allen Schreiben kommt es auf die Übersichtlichkeit an. Somit haben Sie oder Ihr Partner wichtige Dokumente stets zur Hand.
Verschiedene Aufbewahrungsfristen für Ihre Korrespondenz
Einige Unterlagen bewahren Sie Ihr Leben lang auf. Andere verlieren ihre Gültigkeit nach einer Dauer von 30 Jahren oder erneuern sich monatlich. Zu den Schreiben, die Sie oftmals benötigen, stellen Zeugnisse, die Ausbildung betreffende Urkunden sowie Reisepass und Geburtsurkunde dar. Diese Dokumente heften Sie in einem separaten Ordner ab. Weiterhin gehören in den Hefter mit relevanten Schriftstücken
- ein Taufschein,
- die Heiratsurkunde,
- medizinisch relevante Unterlagen,
- Sterbeurkunden von Verwandten,
- Kaufverträge für Immobilien,
- Arbeitsverträge
- und die Unterlagen für Ihr Kraftfahrzeug.
Bei Papieren, die ihre Gültigkeit nach 30 Jahren verlieren, handelt es sich um Bankunterlagen. Dieses Feld umfasst Darlehens- und Sparverträge, Kreditunterlagen sowie Aufzeichnungen über den aktuellen Bestand Ihres Depots. Ähnlich verhält es sich mit Mahnschreiben oder Urteilen. Diese Schreiben legen Sie in einem eigenen Ordner ab. Um Sie zusammen mit Ihren wichtigen Schreiben zu bewahren, nutzen Sie einen Heftstreifen oder Trennblätter.
Sortieren Sie Ihre Papiere regelmäßig aus
Die Aufbewahrungsfrist für einige Dokumente endet nach zwei Jahren. Hierzu gehören Kassenbons, die Sie zu Reklamationszwecken aufheben. Garantiebescheinigungen sowie Abonnement-Unterlagen bewahren Sie bis zum Ende der festgesetzten Fristen auf. Auch für diese Korrespondenz verwenden Sie einen individuellen Hefter, um Verwechslungen zu vermeiden. Mindestens drei Jahre archivieren Sie Telefonrechnungen, Kontoauszüge und Abrechnungen für Ihre Nebenkosten. Dieselbe Frist gilt für Rechnungen, die Dienstleister an Sie stellen. Briefe Ihrer Versicherung heben Sie auf, bis das Versicherungsverhältnis endet.
Sammeln Sie Ihre privaten Erinnerungen unabhängig von den anderen Schreiben. Um die Papiere vor Schmutz zu schützen, eignen sich Klarsichthüllen. Mit diesen zeigen sich Fotos sowie Unterlagen aller Art so auch gut geschützt. Eine Auswahl an diesen Hüllen finden Sie auf der Internetseite otto-office.com. Die unterschiedlichen Tools auf der Startseite führen Sie zu nützlichem Bürobedarf. Artikel, um Ihre Papiere zu ordnen, Toner, Papier oder Büromöbel stehen auf der Website zum Verkauf. Suchen Sie nach einem bestimmten Produkt, hilft Ihnen eine unkomplizierte Suchmaske. Ihre Wunschartikel packen Sie in Ihren Warenkorb und folgen der einfachen Anleitung, die Sie durch den Bestellvorgang führt.